نیان الکترونیک

مدیرعامل شرکت نیان الکترونیک در اولین کنفرانس ملی «تفکر سیستمی در عمل» به عنوان سخنران بخش انتقال تجربه به ارائه مباحث خود با موضوع «5 چالش پیاده‌سازی تفکر سیستمی در عمل» پرداخت.

مهندس محمدعلی چمنیان در ابتدای این ارائه با تاکید بر این‌که باید تفاوتی بین سیستم و تفکر سیستمی، با آن‌چه که در عمل در سازمان‌ها اعمال می‌شود قائل شد، افزود: در این بحث ما سیستم را به عنوان یک مدل مفهومی از روابط بین اجزاء تلقی می‌کنیم و وقتی می‌خواهیم این مدل مفهومی را در عمل پیاده‌سازی کنیم، با عواملی سر و کار داریم که آن‌ها را زیرسیستم یا فرآیند می‌نامیم؛ همان کارهای اجرایی که می‌خواهد سیستم را در عمل پیاده‌سازی و ارتباطاتی که بین اجزا لازم است را ایجاد کند. بحث ما نیز این است که چه چالش‌هایی برای اجرای این امور در عمل وجود دارد.

وی با بیان این‌که عمدتاً در مباحث سیستمی، به موضوعات مدل‌سازی و شناسایی سیستم خیلی دقت می‌شود، اما در زمینه پیاده‌سازی عملی و طراحی دقت کافی وجود ندارد، گفت: اولین چالشی که ما در موضوعات سیستمی با آن‌ها مواجه می‌شویم، واکنش مدیران به زیرسیستم‌ها و فرآیندهای معیوب است. سیستمی که برای یک سازمان مدل شده و فرآیندهایی برای آن نوشته شده است، مشکل کوچکی دارد و کار خود را به طور کامل انجام نمی‌دهد. بسیاری از مدیران در مواجهه با این مشکل، پیامدهای معیوب پیاده‌سازی همان فرآیند را بررسی، و بعد از آن نتیجه‌گیری می‌کنند که این زیرسیستم معیوب و دارای اشکال است و باید حذف شود، چرا که مسئله‌ای وقت‌گیر و زائد است. این در حالیست که می‌شود با اصلاح چند بخش کوچک، فرآیند را دوباره کارا و مفید کرد. دلیل نگرش عمومی مدیران مبنی بر حذف فرآیند معیوب این است که آن‌ها تعریف واقعی سیستم را در نظر نمی‌گیرند. سیستم تشکیل شده از اجزای هماهنگ است، و کافی است بخشی صحیح کار نکند، آن زمان همه اجزا معیوب به نظر می‌آید، در این زمان باید نوع نگاه به سمت اصلاح بخش معیوب باشد تا این‌که بخواهیم دستاوردهای یک فعالیت چندین و چند ساله که در آن زیرسیستم انباشته شده را زیر سوال ببریم.

مدیرعامل نیان الکترونیک با اذعان به این‌که یکی دیگر از عوامل ایجاد کننده چالش در پیاده‌سازی تفکر سیستمی در عمل، نبود تفکر کل نگر سیستمی در افراد عامل و عدم توانایی ارتباط دهی موضوع به کل سیستم است، گفت: علت نبود تفکر سیستمی در عمل این است که مدیران ترجیح می‌دهند کار راحت، یعنی حذف فرآیند را انجام دهند، چرا که اصلاح بخش معیوب سخت است و نیاز به بازنگری و شناسایی دارد. یکی‌دیگر از علل بروز این چالش، پافشاری مدیران بر مدل‌های ذهنی خودشان است که در سیستم دیگری با فرآیندهایی دیگر آن را اکتساب و امتحان کرده‌اند و دیگر زحمت تطبیق ذهن با سیستم جدید را نمی‌پذیرند و همان را مجدد با همان متد قبلی پیاده‌سازی می‌کنند.

وی ادامه داد: در مواجهه با این چالش چند مهارت کلیدی در مدیران باید تقویت شود که اولین آن انعطاف‌پذیری شناختی است و دیگری تفکر انتقادی است.

مهندس چمنیان در تشریح دومین چالش گفت: چالش دوم، ساده‌سازی مسائل سیستمی است، وقتی می‌خواهیم مسائل سیستم را حل کنیم، به سراغ ساده‌سازی سیستم می‌رویم؛ کاری که خیلی مرسوم شده است و اکثراً آن را یک هنر می‌دانند. همین امر سبب حذف بسیاری از فاکتورهای تعاملی سیستم با دنیای بیرون از خود می‌شود. اگر اتفاقاتی که در صنایع خودروسازی کشور رخ داده را مشاهده کنید، خواهید دید اغلب شرکت‌های قطعه‌سازی در این حوزه، مبنای کاری خود را بر خروجی ثابت و بدون تغییردر بازه طولانی گذاشته‌اند و فرآیند ساده‌ای برای آن طراحی کرده و نمی‌توانند مدل پیچیده‌تری را طراحی کنند که در هر سال چند مدل جدید از همان قطعه یا محصول را تولید کند. وقتی مسائل سیستمی ساده می‌شود، عمدتاً در عمل آن سیستم پس از مدتی ناکارآمد می‌شود، چرا که در فضای رقابتی نمی‌تواند در جزئیات که عامل پیروزی است، موفق عمل کند. سیستمی که می‌خواهد یک سازمان را در عمل مدل‌سازی کند و اقدامات عملی سازمان بر اساس آن تعریف گردد، بستر خیلی پیچیده‌ای دارد، مخصوصا وقتی که با تغییرات مستمر مواجه هستیم و برای حفظ و ارتقاء جایگاه در فضای رقابتی جامعه نیازمند تطبیق سیستم با محیط بیرون هستیم.

وی یکی‌دیگر از مشکلاتی که مدیران دچار آن هستند را شناخت محدود آن‌ها از حوزه‌های مختلف سازمان دانست و افزود: اغلب مدیرانی که در سازمان به فعالیت می‌پردازند، شناختشان از حوزه‌های کاری مختلف سیستم کم است، به عنوان مثال فردی که در حوزه منابع انسانی کار می‌کند، ممکن است در حوزه استراتژیک اطلاعات زیادی نداشته باشد و...، ما برای این‌که مسائل سازمان را کامل و با پیچیدگی خودش بشناسیم و براساس آن، کار مدل‌سازی و پیاده‌سازی سیستم را انجام دهیم، باید شناخت همه جانبه داشته باشیم و همه سازمان را در یک لحظه نگاه کنیم. همین امر سبب این می شود که یکی از 10 مهارتی که باید مدیران برای فعالیت خود کسب کنند، حل مسائل پیچیده است.

مدیرعامل شرکت نیان الکترونیک در ادامه به بیان چالش سوم در زمینه پیاده‌سازی تفکر سیستمی در عمل پرداخت.

چالش سومی که ما در پیاده‌سازی تفکر سیستمی در سازمان با آن مواجه هستیم، نقش اخلاق و رفتار در پیاده‌سازی تفکر سیستمی است. ما در بحث‌های گذشته، به آن عواملی که می‌خواهد سیستم را در عمل پیاده کند توجه نکردیم و بر این تصوریم که با ساختاری ربات‌گونه و ماشین‌گونه قرار است همه اجزاء به فعالیت بپردازند، اما وقتی در عمل و اجرا وارد می‌شویم هزاران مشکل رخ می‌دهد که بخش عمده آن در رفتار و اخلاق مدیران نهفته است. بعضی مواقع تضاد منافع رخ می‌دهد و افراد در عوض داشتن تفکر کارکرد خوب تمام سیستم، تنها به راندمان خوب بخش خود فکر می‌کنند. این افراد نمی‌توانند آن تفکر نظری را در عمل نیز به خوبی پیاده‌سازی کنند.

وی افزود: در مدل‌های رشدسازمانی از مرحله‌ای به بعد مهم‌ترین مسئله، مسائل تعاملی است؛ یعنی سازمان‌های رشد یافته، سازمان‌هایی هستند که با مدل‌های تعاملی به فعالیت می‌پردازند، نه با مدل‌های سخت و دستورالعملی. در این مرحله که ما سازمان‌های رشد یافته را مشاهده می‌کنیم، می‌بینیم که مدیران به این دلیل که رفتار تعاملی را یاد گرفته‌اند، می‌توانند تفکر سیستمی را در آن سازمان پیاده کنند، اما در مورد خلاف آن این کار دشوار است، چرا که ایجاد هماهنگی بین مدیران اجزای یک سیستم کاری مشکل است. در این مرحله باید مهارت‌های هوش عاطفی و هماهنگی با دیگران را در مدیران تقویت کرد.

مهندس چمنیان اضافه کرد: چهارمین چالشی که بسیار در سازمان‌ها با آن مواجه هستیم، چالش بین سرعت و نگاه سیستمی است، یعنی کار به جایی می‌رسد که فرد می‌گوید اگر بخواهم همه نگاه‌های سیستمی را در سازمان پیاده‌سازی کنم، کار انجام نمی‌شود و من اجازه دارم بدون توجه به مابقی اجزای سازمان و سیستم کار را در حوزه خودم انجام دهم. این روش به تدریج نوع رفتار سیستمی در سازمان‌ها را تحت تاثیر قرار می‌دهد و آن را تضعیف می‌کند، نگاه‌های کوتاه مدت در این میان خیلی تاثیر‌گذار است. سیستم، عاملی دراز مدت است و باید در دراز مدت طراحی شود، تفکرش ایجاد شود و پیاده‌سازی شود و در دراز مدت هم نتایجش را شاهد بود. وقتی ما برای رفتارهای کوتاه مدت، کل سیستم را خراب می‌کنیم، در حقیقت چیزی با ارزش را با چیزی کم ارزش معامله می‌کنیم. عادت شده است که مدیران ما مدیر دقیقه 90 باشند؛ که این کاملاً با تفکر مدیریت سیستمی مغایر است. در این عرصه نیز یکی از مهارت‌های مهم و مورد نیاز مدیران، یعنی قضاوت و تصمیم‌گیری به کمک آن‌ها خواهد آمد.

چالش پنجم که به نوعی جمع‌بندی این مباحث است. توجه به زیرساخت‌های اصلی یعنی افزایش مهارت‌های مدیران. این همان موضوعی است که ذیل چالش‌های گذشته به مواردی از آن‌ها اشاره کردم. برای سال 2020 مجمع جهانی اقتصاد 10 مهارت مورد نیاز مدیران را معرفی کرده است. مشکل این است که مدیران محصل در سیستم‌های آموزشی آکادمیک، معمولا به این موارد به عنوان مسائلی فرعی نگاه و درس‌های مربوط به مهارت‌های مدیران را دروسی کم اهمیت تلقی می‌کنند و اساتید مطرح نیز از ارائه آن‌ها سر باز می‌زنند.

وی در پایان گفت: ما در بحث‌های آموزشی به مدل‌های انتزاعی می‌پردازیم و مدیرانی که در این بستر آموزش مدیریت می‌بینند، با توجه به کمبود مهارت‌های مدیریتی روز، خود از عوامل بازدارنده پیاده‌سازی تفکر سیستمی هستند. برای جلوگیری از این رخداد باید بیشتر بر پرورش مدیران با مهارت‌های لازم کار شود و خود مدیران هم در زمینه توانمندسازی عملی خود فعالیت بیشتری داشته باشند.